1 Grundsätzliches

1.1 Gesetzliche Grundlagen

Im Verein werden personengebundene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt sowohl unter Verwendung von automatisierten Datenverarbeitungsanlagen als auch in manueller Dokumentation. Der Verein unterliegt damit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der ab 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).

1.2 Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten: alle Daten, die zur Identifizierung einer natürlichen Person dienen, sowie darüber hinaus sämtliche Informationen, die etwas über die persönliche oder tatsächliche Situation einer Person aussagen.

Erheben: Datenbeschaffung durch Befragung oder Ausfüllen von Formularen.

Verarbeiten: Speichern von Daten, Verändern, Übermitteln, Sperren, Löschen, Anonymisieren.

Nutzen: Verwendung von personengebundenen Daten für die Verwaltung und Betreuung von Vereinsmitgliedern.

Im weiteren Verlauf der Datenschutzordnung des Vereins wird der Begriff „Datennutzung“ als Sammelbegriff für das Erheben, Verarbeiten und Nutzen von personenbezogenen Daten verwendet.

Automatisierte Verarbeitung: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung unter Einsatz elektronischer Anlagen und Programme.

Manuelle Dokumentation: Datenerfassung und Speicherung in Papierform, sei es als handschriftlich ausgefülltes Formular oder als ausgedruckte Liste.

Verantwortliche Stelle: jede Institution oder Person, die personengebundene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt.

Betroffener: natürliche Person, deren Daten genutzt werden.

1.3 Zulässigkeit der Datennutzung

Eine Datennutzung ist nur zulässig, sofern es eine Vorschrift des BDSG, der EU-DSGVO oder einer sonstigen Rechtsvorschrift erlaubt oder der Betroffene eingewilligt hat. Die grundsätzliche Zulässigkeit einer Datennutzung ergibt sich für den Verein aus Art. 6 der EU Datenschutz-Grundverordnung:

Art. 6 - Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

(1) Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

1. die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
2. die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt;
3. die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;
4. die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

Nach Art. 7 (1) EU-DSGVO ist für eine Einwilligung keine besondere Form vorgeschrieben, sondern lediglich der Nachweis notwendig, dass die betroffene Person eingewilligt hat.

„Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.“

Einwilligungen für die Datennutzung durch den Verein können durch den Betroffenen (Vereinsmitglied) widerrufen werden.

Einwilligungen können auch durch Kinder und Jugendliche erfolgen, sofern sie in der Lage sind, die Konsequenzen der Verwendung ihrer Daten zu verstehen. Sofern eine derartige Verständnisfähigkeit zu verneinen ist, muss für die Datennutzung die Einwilligung eines Sorgeberechtigten erfolgen.

2 Erhebung personenbezogener Daten durch den Verein

2.1 Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder

Folgende Daten sind notwendig zur Verfolgung der Vereinsziele und zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder:

1. Name
2. Adresse
3. Geburtsdatum
4. Eintritts-, Austrittsdatum
5. ggf. Funktion und Tätigkeit im Verein
6. Bankverbindung

Alle weiteren Daten, die vom Verein im Rahmen der Aufnahme als Mitglied, der Anmeldung zu Veranstaltungen oder sonstigen Datenerhebungen erfolgen, sind freiwillig. Hierauf wird bei Erhebung der Daten hingewiesen.

Zu den freiwilligen Daten im Rahmen der Verwirklichung der Vereinsziele sowie der Verwaltung und Betreuung der Mitglieder gehören in nicht abschließender Aufzählung unter anderem:

Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Erklärungen zu Urheberrechten und Rechten am eigenen Bild, Bekleidungsgrößen, Teilnahmen und Platzierungen beim Preisplatteln außerhalb des Vereins sowie Qualifikationen, die außerhalb des Vereins erworben wurden.

2.2 Erhebung von Daten Dritter

Der Verein erhebt Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (Lieferanten, Gästen, Zuschauern, Besuchern, Teilnehmern an Veranstaltungen) soweit dies für berechtigte Interessen des Vereins notwendig ist und keine besonderen Schutzbedürfnisse der Betroffenen bestehen. Bei Gästen, Zuschauern und Besuchern beschränkt sich dies im Regelfall auf die Legitimation der Anwesenheit, also Identifizierung als Angehöriger eines Vereinsmitglieds oder sonstiger Interessent. Bei Teilnehmern an Veranstaltungen, welche letztlich dem Versicherungsschutz des Vereins unterliegen, erhebt der Verein notwendige und freiwillige Daten analog dem in Ziffer 2.1 beschriebenen Umfang und Verfahren.

2.3 Erhebung von Daten von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins

2.3.1 Datenerhebung bei der Nutzung der vereinseigenen Internet Seite

Der Verein selbst erhebt und speichert keine Daten bei Zugriff auf seine Internetseiten.

2.3.2 Datenerhebung zur Reichweitenermittlung

Diese Website nutzt den Dienst „Google Analytics“, welcher von der Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA) angeboten wird, zur Analyse der Websitebenutzung durch Nutzer. Der Dienst verwendet „Cookies“ – Textdateien, welche auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Die durch die Cookies gesammelten Informationen werden im Regelfall an einen Google-Server in den USA gesandt und dort gespeichert.

Auf dieser Website greift die IP-Anonymisierung. Die IP-Adresse der Nutzer wird innerhalb der Mitgliedsstaaten der EU und des Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Durch diese Kürzung entfällt der Personenbezug Ihrer IP-Adresse. Im Rahmen der Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung, welche die Websitebetreiber mit der Google Inc. geschlossen haben, erstellt diese mithilfe der gesammelten Informationen eine Auswertung der Websitenutzung und der Websiteaktivität und erbringt mit der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen.

Sie haben die Möglichkeit, die Speicherung des Cookies auf Ihrem Gerät zu verhindern, indem Sie in Ihrem Browser entsprechende Einstellungen vornehmen. Es ist nicht gewährleistet, dass Sie auf alle Funktionen dieser Website ohne Einschränkungen zugreifen können, wenn Ihr Browser keine Cookies zulässt.

Hier finden Sie weitere Informationen zur Datennutzung durch die Google Inc.: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de

2.4 Hinweispflicht

Bei der Erhebung personenbezogener Daten belehrt der Verein über die Zulässigkeit der Datennutzung nach Ziffer 1.3 dieser Datenschutzordnung.

3 Speicherung personenbezogener Daten

3.1 Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Verein trifft Maßnahmen nach Stand der Technik, um die Sicherheit personengebundener Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen sowie manuellen Dokumenten zu gewährleisten. Hierzu gehören in nicht abschließender Aufzahlung:

• Zugangskontrolle und Beschränkung zu den Datenverarbeitungssystemen (online/offline) über Benutzername und Passwort
• verschlüsselte Übertragung bei der Datenerhebung über Onlineformulare (https://)
• verschlüsselte Übertragung bei der Bearbeitung, Speicherung und Nutzung in einem Online-Datenverarbeitungssystem (https://)
• verschlüsselte Kommunikation über Mail-Accounts des Vereins (SSL/TLS)
• Zugangskontrolle und Beschränkung zu manuellen Dokumenten
• Versand von E-Mails an mehrere Empfänger nur über „bcc“ (=Blind Carbon Copy).

Diese Maßnahmen werden einmal pro Jahr vom Vorstand überprüft.

3.2 Datenverarbeitung im Auftrag

Der Verein schließt, falls erforderlich, Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung ab.

4 Nutzung von personenbezogenen Daten

4.1 Nutzung von Mitgliederdaten

Der Verein erhebt Daten ausschließlich für den Zweck der Verfolgung eigener Vereinsziele und zur Mitgliederbetreuung und Verwaltung.

4.2 Nutzung von Daten Dritter

Daten Dritter werden ausschließlich genutzt, soweit dies für die Verfolgung eigener Vereinsziele notwendig ist. Hierbei beschränkt sich die Nutzung auf diejenigen Zwecke, für die der Verein Daten erhoben oder erhalten hat.

4.3 Nutzung der Daten des Vereins für Spendenaufrufe und Werbung

Der Verein nutzt die Daten seiner Vereinsmitglieder nur für Spendenaufrufe und Werbung zur Erreichung der eigenen Ziele des Vereins. Die Nutzung von Mitgliederdaten für die Werbung Dritter, beispielweise von Arbeitgebern, Angehörigen von Vereinsmitgliedern oder Sponsoren erfolgt nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Mitglieder.

5 Verarbeitung personenbezogener Daten und Übermittlung

5.1 Verarbeitung durch Vereinsmitglieder

Vereinsmitglieder haben, mit Ausnahme der berechtigten Funktionsträger des Vereins, keinen Zugriff auf die personengebundenen Daten anderer Mitglieder. Soweit im Einzelfall für die Organisation von Veranstaltungen notwendig, können jedoch Kontaktdaten in notwendigem Umfang an einzelne Mitglieder herausgegeben werden, ohne dass diese Funktionsträger sind, soweit die jeweils Betroffenen dem zustimmen.

5.2 Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine

Personenbezogene Daten der eigenen Mitglieder dürfen an andere Vereine nur übermittelt werden, soweit diese dort benötigt werden, um die Vereinsziele des eigenen Vereins oder des anderen Vereins zu verwirklichen, beispielsweise bei der Teilnahme von Vereinsmitgliedern an Veranstaltungen anderer Vereine. Im Rahmen der Mitgliedschaft des Vereins im Bayerischen Trachtenverband (über den Gauverband I e.V.) werden notwendige personenbezogene Daten nach Ziffer 2.1 dieser Ordnung übermittelt zur Wahrung des Versicherungsschutzes für die Vereinsmitglieder sowie zur Erlangung von Zuwendungen zur Verwirklichung des Vereinszwecks.

5.3 Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken

Eine Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken findet nicht statt.

5.4 Veröffentlichungen im Internet

Im Internet (Homepage & soziale Netzwerke) wird von Funktionsträgern der Vor- und Zuname sowie ggf. Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse veröffentlicht. Dies dient lediglich der Kommunikation mit den Funktionsträgern. Sämtliche personengebundene Daten der Funktionsträger werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung im Internet veröffentlicht.

Bei Teilnahme von Vereinsmitgliedern an öffentlichen Veranstaltungen und beim Preisplatteln werden die Namen der Teilnehmer und deren Ergebnisse bekanntgegeben. Soweit für die Wertung relevant, werden zusätzlich Geschlecht und Jahrgang des Mitgliedes bekanntgegeben.

Die Veröffentlichung von Einzelfotos erfolgt nur, soweit das Vereinsmitglied dem ausdrücklich zustimmt. Eine entsprechende Abfrage erfolgt bereits mit dem Aufnahmeantrag. Jedem Vereinsmitglied steht das Recht zu, diese Erlaubnis zur Veröffentlichung für den Einzelfall oder insgesamt zu widerrufen.

Ausnahmen gelten für Gruppenfotos von Veranstaltungen unter Bezug auf das Grundsatzurteil des BGH vom 28.05.2013 (Az.: VI ZR 125/12, Foto- und Videoaufnahmen bei Sportveranstaltungen („Die Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen bei Sportveranstaltungen sind zulässig, wenn durch ihre Verbreitung keine berechtigten Interessen der Darbietenden verletzt werden. Da sich die Teilnehmenden an sportlichen Wettkämpfen auf Foto- und Videoaufnahmen während des Wettbewerbs einstellen müssen, kommt es hierbei nicht auf die Anwesenheit eines Pressefotografen, die Anzahl der Teilnehmer oder die Dauer des Wettkampfes oder Turniers an.“ Dies gilt analog bei öffentlichen Auftritten von Trachtlern) sowie bezüglich der Ausnahmen des KunstUrhG §23, Abs.1, (insbesondere 1, 2 und 3 - Bildnisse aus dem Bereich der Zeitgeschichte, Personen als Beiwerk zu einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit, Bilder von Versammlungen, Aufzügen oder ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellte Person teilgenommen hat).

5.5 Personenbezogene Auskünfte an die Presse und andere Massenmedien

Pressemitteilungen und Auskünfte gehören zur normalen Öffentlichkeitsarbeit eines Vereins. Personenbezogene Daten werden in diesem Rahmen nur dann veröffentlicht, wenn es sich um einen Bericht über eine sowieso öffentliche Veranstaltung handelt und schutzwürdige Interessen der Mitglieder dem nicht entgegenstehen.

5.6 Übermittlung für Zwecke der Wahlwerbung

Eine Datenübermittlung zum Zwecke der Wahlwerbung findet nicht statt.

5.7 Übermittlung an Gemeindeverwaltungen

Verlangen Gemeindeverwaltungen im Rahmen der Nachweisführung der ordnungsgemäßen Verwendung von Zuwendungen die Vorlage von Listen mit Namen der Betroffenen, ist der Verein zur Übermittlung entsprechender notwendiger Daten berechtigt.

5.8 Datenübermittlung an Arbeitgeber eines Mitgliedes und die Versicherung

Gegenüber Arbeitgebern verweist der Verein auf den Grundsatz der Datendirekterhebung bei seinem Mitarbeiter. Anfragen einer Versicherung werden ausschließlich im Rahmen der Schadensabwicklung in notwendigem Umfang beantwortet. Vor Auskunftserteilung wird das Mitglied hierzu angehört.

5.9 Kreis der Zugriffsberechtigten auf Daten

Die Mitglieder des Vorstandes, die Gruppenleiter, die Röckefrauenvertretung und ggf. Pressewarte erhalten Lesezugriff auf die persönlichen Daten. Die beiden Vorstände, der Schriftführer und der Kassier erhalten Vollzugriff inklusive der Ergänzung, Änderung und Löschung von Daten.

6 Auskunft, Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten

6.1 Umsetzung rechtlicher Vorgaben

Das Auskunftsrecht ist in §34 BDSG bzw. in Art. 15 EU-DSGVO beschrieben. Der Verein hat demnach der betroffenen Person zu bestätigen, ob Daten über sie gespeichert sind und wenn Informationen vorliegen vor allem über Folgendes Auskunft zu erteilen (Auszug):

• Verarbeitungszwecke
• Kategorien personenbezogener Daten
• Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden,
• die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden,
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung sowie des Widerspruchs gegen diese Verarbeitung
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde.

Das Auskunftsersuchen hat schriftlich beim Schriftführer oder den beiden Vorständen zu erfolgen.

Das Verfahren zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten richtet sich nach §35 BDSG bzw. Art. 16 und 17 EU-DSGVO.

Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn diese unrichtig sind.

Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn:

• ihre Speicherung unzulässig ist
• die Kenntnis der Daten zum Zweck der Speicherung nicht mehr notwendig ist
• der Sachverhalt, zu dem die Daten gespeichert wurden, erledigt ist und seit Entstehung des Grundes der Datenerhebung mehr als 3 Jahre vergangen sind
• der Betroffene dies verlangt.

Anstelle der Löschung sind personenbezogene Daten für die weitere Verarbeitung zu sperren, wenn für Sachverhalte, für die diese Daten erhoben wurden, besondere Aufbewahrungsfristen gelten. Dies betrifft in nicht abschließender Aufzählung: Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Verwendungsnachweise in Zusammenhang mit öffentlicher Förderung. Gleiches trifft zu, wenn die personenbezogenen Daten Bestandteil rechtlicher Ansprüche für oder gegen den Verein sind.

Personenbezogene Daten werden weiterhin gesperrt, soweit ihre Richtigkeit vom Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen lässt.

Die Daten ausgetretener Mitglieder (außer den Ein- und Austrittsterminen) werden umgehend gelöscht.

Beim Ausscheiden oder Wechseln von Funktionsträgern wird sichergestellt, dass sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und Dateien und auch keine Zugriffsberechtigungen beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.

6.2 Technische Beschreibung der Datenlöschung

Personengebundene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht.

• E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht.
• Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.
• Manuell erfasste oder dokumentierte personengebundene Daten in Papierform werden sicher vernichtet.

7 Organisatorisches

7.1 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Nach Prüfung des gesetzlichen Grundlagen (BDSG und EU-DSGVO) stellt der Verein fest, dass:

• weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind
• die notwendigen Daten zur Mitgliederverwaltung (Name, Anschrift, Geburtsdatum) keine „sensiblen Daten“ enthalten
• personenbezogene Daten nicht zum Zweck geschäftsmäßiger Übermittlung dienen (Datenhandel).

Somit liegt keine gesetzliche Verpflichtung vor, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der Vereinsvorstand kümmert sich daher selbst um die Einhaltung des Datenschutzes durch den Verein.

7.2 Verpflichtung auf Wahrung des Datengeheimnisses

Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben und/oder Teil des Vereinsauschusses sind, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet. Vorbereitend wird vorab eine intensive Schulung durchgeführt. Die zu verpflichtenden Personen umfassen die Vorstandschaft, Schriftführer, Kassier, Gruppenleiter, Vorplattler, Röckefrauenvertretung, die Beisitzer und übrigen Funktionsträger des Vereins sowie ggf. die Pressewarte.

7.3 Schriftliche Regelung zum Datenschutz und Veröffentlichung

Die Grundzüge der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personengebundenen Daten werden durch diese Datenschutzordnung geregelt. Sie tritt durch Beschluss des Ausschusses in Kraft und ist den Vereinsmitgliedern durch Auslegen auf der Herbstversammlung sowie der Jahreshauptversammlung für das Vereinsjahr 2018 bekannt zu geben. Neben dieser Datenschutzordnung veröffentlicht der Verein eine Datenschutzerklärung, in der in komprimierter Form die Regelungen dieser Datenschutzordnung zugänglich gemacht werden.

7.4 Schulungspflicht für Ausschussmitglieder

Nach jeder Wahl sind alle Ausschussmitglieder zum Datenschutz zu schulen. Sollte zwischen den Wahlen ein neues Ausschussmitglied benannt werden, ist dies ebenfalls zu schulen.

7.5 Bericht zum Datenschutz im Vereinsausschuss

Jedes Jahr legt der Vorstand im Ausschuss einen Bericht zum Datenschutz vor.

7.6 Meldung bei Datenschutzverstößen

Hat ein Mitglied Kenntnis von Datenschutzverstößen erlangt, hat es dies unverzüglich der Vorstandschaft zu melden. Der Vorstand hat daraufhin sofort eine Sondersitzung des Vorstandes einzuberufen und dort die Meldung an die Aufsichtsbehörden vorzubereiten.

7.7 Inkrafttreten

Vorstehende Datenschutzordnung wurde durch den Vereinsausschuss des G.T.E.V. „Ludwigshöhe“ Rimsting e.V. am 23.07.2018 beschlossen und ist mit Veröffentlichung als Bestandteil der Geschäftsordnung in Kraft getreten.

Diese Datenschutzordung wurde erstellt unter Verwendung der Handreichungen des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg sowie der darauf basierenden Datenschutzerklärung des SFV Feuerblume e. V. und individuell angepasst.